PPE : engager un concierge ou confier l’immeuble à une entreprise ?

Avant de comparer deux formules, la PPE doit savoir ce qu’elle attend. Le concierge sortant est souvent la meilleure source : beaucoup de petites tâches ne figurent nulle part et ne se remarquent que lorsqu’elles ne sont plus faites. Demandez-lui de décrire une semaine type avant son départ.

Une liste complète comprend en général :

• le balayage et le lavage des escaliers, des paliers et du hall d’entrée ;
• les vitres de la cage d’escalier, les portes vitrées et les boîtes aux lettres ;
• la cabine d’ascenseur, s’il y en a une ;
• la buanderie, le séchoir et le local à vélos ;
• le local à conteneurs et la sortie des poubelles selon le calendrier de ramassage de la commune ;
• les abords : chemin d’accès, feuilles mortes en automne ;
• en hiver, dans les Montagnes et sur les hauteurs, le dégagement des accès.

Cette liste sert de base aux deux options. Sans elle, le salaire proposé à un candidat et l’offre d’une entreprise ne portent pas sur le même travail.

Engager un concierge, même pour quelques heures par mois, fait de la communauté des copropriétaires un employeur à part entière. Concrètement, elle doit :

• conclure un contrat de travail, de préférence écrit, avec le cahier des charges en annexe ;
• annoncer le salaire à une caisse de compensation et verser les cotisations AVS, AI, APG, chômage et allocations familiales ;
• assurer le concierge contre les accidents (LAA), et l’affilier à la prévoyance professionnelle si son salaire dépasse le seuil légal ;
• établir chaque année un certificat de salaire ;
• continuer de verser le salaire pendant une durée limitée en cas de maladie (art. 324a CO) ;
• accorder au moins quatre semaines de vacances par an (art. 329a CO).

En pratique, c’est souvent l’administrateur qui tient ces décomptes, selon les termes de son mandat. Demandez-lui si ce travail est compris dans ses honoraires ou facturé à part : la réponse change la comparaison.

Un concierge employé connaît l’immeuble et ses habitants, et il est souvent sur place. C’est la force de cette formule. Sa limite apparaît dès qu’il s’absente. Pendant ses vacances, quelqu’un doit laver les escaliers et sortir les conteneurs. S’il tombe malade en plein hiver à La Chaux-de-Fonds, l’entrée enneigée ne peut pas attendre son retour.

Souvent, le remplacement repose alors sur un copropriétaire de bonne volonté ou sur une solution trouvée dans l’urgence. Cela tient une fois, rarement sur la durée. Au départ du concierge, il faut encore respecter le délai de congé, recruter et transmettre les habitudes de la maison.

Avec une entreprise, l’absence d’une personne devient son affaire : c’est à elle d’organiser le remplacement, pas à la PPE. Chez nous, le personnel est déclaré et assuré, l’entreprise a une responsabilité civile, et la communauté n’accomplit aucune démarche d’employeur.

La présence quotidienne d’un concierge reste un atout dans un grand immeuble où les petits services comptent. Dans un petit immeuble, quelques heures par semaine suffisent souvent, et la gestion d’un employé pèse alors plus lourd que le travail lui-même.

Le cahier des charges transforme la liste du début en document de travail. Pour chaque tâche, indiquez la fréquence et l’étendue : « escaliers du rez au dernier étage, lavés chaque semaine », « buanderie : sol et extérieur des machines, chaque semaine ». Ajoutez ce qui change le temps de travail :

• le nombre d’étages et la présence d’un ascenseur ;
• le nombre de logements, de buanderies et de locaux communs ;
• les revêtements des sols : pierre, carrelage, linoléum ;
• la gestion des conteneurs et du tri ;
• le service d’hiver : qui dégage la neige, avec quel matériel, dès quelle heure.

Précisez aussi qui reçoit les clés et comment elles sont identifiées. Chez nous, une clé porte un code, jamais le nom de l’immeuble ni son adresse. Le déneigement, fréquent dans les Montagnes, se chiffre à part : son prix tient aux accès à dégager et au nombre de sorties. Le même cahier des charges vaut pour un immeuble de Neuchâtel comme pour une petite PPE de village.

L’administrateur réunit en général les offres et les présente à l’assemblée des copropriétaires. La décision suit le règlement de la PPE et les règles de majorité qui s’y appliquent ; en cas de doute, c’est à l’administrateur de le préciser avant le vote.

Pour une comparaison honnête, mettez côte à côte des coûts annuels complets. D’un côté, le salaire, les charges sociales, l’assurance accidents, les produits, le matériel et une estimation des remplacements. De l’autre, la facture mensuelle de l’entreprise multipliée par douze. Une formule mixte reste possible : un habitant garde les petites tâches de tous les jours, une entreprise lave les communs et la buanderie.

Une fois la décision prise, fixez une date de début, organisez la remise des clés et affichez une note dans l’entrée pour les habitants. La page conciergerie d’immeubles détaille ce que nous assurons, la grille de prix est publique, et le calculateur donne un premier ordre de grandeur à présenter en assemblée.